Ovde ćete naučiti kako da od jednog formalnog i zastarelog obrasca napraviti upotrebljivu tabelu u excelu. Mnogi korisnici Excel-a često se pitaju da li je ono što znaju dovoljno da se zaposle i budu uspešni u poslovima gde se očekuje njegovo dobro poznavanje. Cilj ovog članka je da vas provede kroz jedan tipičan postupak izrade evidencije, obradu i analizu tih podataka i na kraju štampu ili izradu PDF datoteke u standardnom obliku kako predviđaju naši propisi.
Za tu svrhu smo odabrali standardni KL obrazac kao Kalkulacija prodajne cene robe u Excel-u.
Ona omogućava malim firmama da pojednostave izračunavanje prodajnih cena za robu ili usluge i da potrebna dokumenta izrađuju na propisanom obrascu KL, što ujedno čini osnovu za izračunavanje poreskih obaveza i popunjavanje propisanog obrasca PK-1 – Poslovna knjiga prihoda i rashoda. Nemojte da vas buni oznaka PK – Poreski kredit za ulaganja u osnovna sredstva namenjen za privredna društva.
Kalkulacija prodajne cene robe izradom KL obrasca
Propisani izgled obrasca je podrazumevao da se svi podaci prikupljaju iz papirnih dokumenata. Dokumenti iz kojih se preuzimaju podaci za izradu prodajnih cena su fakture/računi i otpremnice dobavljača.
Na ulaznim dokumentima se nalaze podaci kao što su: Naziv robe, jedinica mere, količina, cena po jedinici mere, vrednost robe, odobreni pojedinačni ili ukupni rabat, poreska stopa, iznos PDV, šifra, kao i drugi podaci u vezi robe.
Roba za daljnju prodaju se prima u magacin i tom prilikom se izrađuje Dostavnica ili Prijemnica robe u magacin. Razlike u količini i vrednostima mogu postojati kao posledica oštećenja robe (kalo ili raastur robe).
Evidentiranje podataka u KL obrascu
U evidenciju obrasca KL – Kalkulacija prodajne cene, roba (proizvodi) se unose hronološki po istim stopama PDV za svaku fakturu dobavljača. Podaci se unose na sledeći način:
- 1 kolona – redni broj robe (proizvoda), pri čemu se za svaku kalkulaciju cena redni broj upisuje počev od broja jedan;
- 2 kolona – naziv robe iz fakture, otpremnice, prijemnice, odnosno drugog dokumenta o nabavci robe, pri čemu se roba grupiše prema istim stopama PDV;
- 3 kolona – jedinica mere nabavljene robe (kilogram, litar, metar, komad i dr.);
- 4 kolona – nabavljene količine robe;
- 5 kolona – cena nabavljene robe po jedinici mere, pri čemu se, ako je roba primljena sa rabatom, cena umanjuje za iznos odobrenog rabata;
- 6 kolona – vrednost nabavljene robe, kao proizvod iznosa iz kol. 4 i 5;
- 7 kolona – iznos zavisnih troškova (troškovi prevoza, utovara, istovara, skladištenja, ležarina i dr.); zbir iznosa iz kol. 6 i 7 unosi se u kolonu 12 poslovne knjige PK-1;
- 8 kolona – iznos razlike u ceni koja se dobija kada se na nabavnu vrednost robe (vrednost robe iz kolone 6 uvećana za zavisne troškove iz kolone 7) primeni odgovarajući procenat marže, odnosno iznos rabata odobrenog od strane dobavljača; ukupan iznos iz kolone 8 unosi se u kolonu 14 poslovne knjige PK-1;
- 9 kolona – prodajna vrednost robe bez PDV, kao zbir iznosa iz kol. 6 – 8 (osnovica za obračun PDV);
- 10 kolona – propisana stopa PDV;
- 11 kolona – iznos obračunatog PDV koji se dobija množenjem stope iz kolone 10 sa prodajnom vrednošću robe iz kolone 9; ukupan iznos iz kolone 11 unosi se u kolonu 15 poslovne knjige PK-1;
- 12 kolona – prodajna vrednost robe sa PDV, kao zbir iznosa iz kol. 9 i 11, pri čemu se prodajna vrednost robe po istim stopama PDV iskazuje u posebnim iznosima – podzbirovima; ukupan iznos iz kolone 12 unosi se u kolonu 16 poslovne knjige PK-1;
- 13 kolona – prodajna cena robe po jedinici mere koja se dobija kada se prodajna vrednost robe sa PDV iz kolone 12 podeli nabavljenom količinom robe iz kolone 4; preduzetnici koji nisu obveznici PDV u kalkulaciji za nabavnu cenu unose bruto vrednost fakture (nabavna vednost sa uključenim PDV), pri čemu se i zavisni troškovi unose kao bruto vrednost iskazana u fakturi.
Obrazac KL je prateći dokument fakture nabavljene robe ili drugog dokumenta na osnovu kojeg je izvršena nabavka robe (prijemnica, dostavnica, i dr.); u gornjem desnom uglu evidencije KL upisuje se redni broj pod kojim je izvršeno knjiženje u poslovnoj knjizi PK-1 Poslovna knjiga prihoda i rashoda.
To nije jedini zadatak izrade kalkulacije. Naime, poslovno računovodstvo treba da u saradnji sa pogonskim knjigovodstvom, statistikom i analizom dijagnosticira i razjasni različite pojave, oblike rada i funkcije u organizaciji. One predstavljaju pouzdane informacije za donošenje poslovnih odluka i preduzimanje planskih ili korektivnih akcija, koje će doprineti boljem poslovanju i budućnosti.
Kalkulacija služi kao osnov za:
- određivanje prodajne cene proizvoda i usluga,
- posmatranje i analiziranje strukturnih promena u poslovanju.
Kalkulacijom koja služi kao baza za izračunavanje prodajne cene proizvoda i usluga raščlanjavaju se troškovi na proporcionalne i fiksne.
Kakulacija – obračun
Cilj izrade Kalkulacija – obračun jeste da se putem nje utvrdi cena koštanja proizvodnje određenog proizvoda ili usluge. Ona čini osnovu za izračunavanje prodajnih cena roba ili usluga svake organizacije.
U standardnom obrascu prvih 7 kolona su podaci koji se uglavnom preuzimaju iz Prijemnice robe u magacin, koja se radi na osnovu Dostavnice ili Otpremnice robe.
Glavno pitanje je na koji način dolazimo do iznosa u koloni 8, Iznos razlike u ceni.
lzračunavanje razlike u ceni
Razlika u ceni se dobija kada se na nabavnu vrednost robe (vrednost robe iz kolone 6 uvećana za zavisne troškove iz kolone 7) primeni odgovarajući procenat marže, odnosno iznos rabata odobrenog od strane dobavljača.
Znači, dobijanje konačne prodajne cene se može postići na dva načina:
- Uvećanjem nabavne cene za procenat prodajne marže (5%, 10%, 15%, 30%, 50% …) koju izračunavamo procentnim obračunom;
Formula: Razlika u ceni=Nabavna Cena x Marža[%]-100
Prodajna cena = Nabavna cena + Razlika u ceni - Prodajom po nabavnoj ceni gde je iznos odobrenog rabata od strane dobavqača ili proizvođača, a na osnovu našeg poslovnog odnosa. To može biti bilo koji iznos od 0 do teoretskog iznosa 99%;
Formula: Razlika u ceni=Prodajna Cena x Rabat[%]-100
Prodajna cena = Nabavna cena
- Određivanjem konačne prodajne cene koju proizvod treba da ima na konkurentskom tržištu. To je situacija kada želimo odrediti tača nominalni iznos prodajne cene.
Formula: Razlika u ceni=Prodajna cena – Nabavna Cena
Ukupan iznos iz kolone 8 unosi se u kolonu 14 poslovne knjige PK-1.
Kriterijumi za izračunavanje razlike u ceni
Pošto u suštini imamo tri načina obračuna potrebno je odrediti kriterijume za određivanje formule po kojoj izračunavamo razliku u ceni. Sam izbor formule koja će biti primenjena može se zasnivati na kombinaciji ulaznih podataka. Npr. ako nam je Marža veća od nule znači prvi obračun, Ako nam je rabat veći od nule, drugi obračun i ako su marža i rabat jednaka nuli, a prodajna cena veća od nabavne cene onda je u pitanju treći obračun.
Isto tako možemo napraviti novu kolonu koja ne treba da se štampa na dokumentu, ali koja treba da omogući korisniku da izabere vrstu obračuna.
Zaštita od izmene zaključavanjem polja sa formulama
Postoje kolone koje se popunjavaju ili čiji sadržaj se preuzima iz drugih tabela. Isto tako postoje kolone koje se izračunavaju kao npr. kolona br. 6 Vrednost robe se izračunava množenjem vrednosti iz kolone 4. količina i kolone 5. cena po jedinici mere. Da ne preskočim ali u 1. koloni Redni broj ubačena je formula koja glasi: =IF(IFNA(C8;1)=0;””;B7). Njen rad se zasniva na ispitivanju da li je u koloni 2. Naziv robe postoji vrednost, ako ne postoji funkcija IFNA će vratiti vrednost 1. Ta vrednost se ispituje funkcijom IF i ako je različita od nule za prvi red se ispisuje redni broj 1. a za sve ostale redove se uvećava prethodni broj za 1. Kao što možemo videti na sledećoj slici.
Ovo se može rešiti na više načina, evo još jednog=IF(IFNA(C8;1)=0;””;ROW()-7) gde se koristi funkcija ROW() rednog broja tabele radnog prostora.
Sada selećtijte sve ćelije koje nakon zaključavanja radne tabele trebaju da budu otključane to su u ovom slučaju sve naranžaste kolone i pritisnete kombinaciju Ctrl+1. Dobićete sledeći sadržaj.
Sada izaberite karticu Protection i skinite štiklu sa opcije Locked.
Nakon ove akcije zaključavanje celog sheets ostaviće ove ćelije otključane za unos.
Preuzimanje podataka iz drugog dokumenta i validacija podataka
Kako dokument pored glavne tabele ima i polja sa podacima poslovnog subjekta u kojem koristimo ovaj dokument potrebno je popuniti zaglavlje, duplim klikom na element zaglavlja koji će nas odvesti direktno na stranicu za popunjavanje.
Stranica za popunjavanje podataka u zaglavlju.
Štampanje ili izrada PDF dokumenta
Na kraju, sada treba štampati dokument i potpisati ga. To možemo obaviti na dva načina, u elektronskoj formi i fizičkoj ili papirnoj formi.
Ako radimo sve elektronski, prvo izvršimo elektronsko potpisivanje i snimimo u odgovarajući folder u originalnom formatu Excela. Naravno elektronski potpisi se poništavaju u bilo kom trenutku kada se promeni neki podatak u samoj excel datoteci. Drugi način može biti takav da prvo ga snimimo u PDF formatu u opciji File/Save as i potom elektronski potpišemo samu PDF datoteku.
Sa druge strane, ako sve radimo u fizičkom obliku ili želimo dokumenta čuvati u papiru, prvo ćemo štampati dokument i potom fizički potpisati dokumenta.
Preuzimanje excel datoteke
NASTAVAK SLEDI!