Učitavanje/prevlačenje podataka iz CSV u Excel

Učitavanje/prevlačenje podataka iz CSV u Excel datoteku je isto kao i kod čarobnjaka za TXT format kada koristimo delimiter za razdvajanje kolona tabele. Takav posao možemo obaviti na dva načina, prvi, kada možemo upotrebiti Open (biramo tip datoteke CSV) postoji najmanje od verzije 2003 i drugi, kada koristimo PowerQuery koji postoji od verzije 2010 kao dodatna, a od 2016 kao podrazumevana funkcionalnost.

U verzijama: 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 365, za Mac i za web

Učitavanje CSV datoteke jednostavnom OPEN funkcijom

CSV (eng. Comma-Separated Values – vrednosti razdvojene zarezom) je u osnovi TXT format u kojem su vrednosti po kolonama razdvojene zarezom. To je tačno ako nam je u Windowsu postavljeno regionalno podešavanje sa engleskim pravopisom.

Prilikom izvoženja podataka ovi znaci će biti podrazumevani prema trenutnom podešavanju. Ako kojim slučajem nam treba privremena promena tih znakova neophodno je u tabu File izabrati Options, i u kartici Advanced deštiklirati opciju Use system separators, kada postaju dostupne ćelije za korisničko podešavanje.

Veličina CSV datoteke je određena operativnim sistemom i za FAT16B može biti 2GB, za FAT32 – 4GB, HFS – 2GB, itd. Što omogućava da snimite tabelu od 10 kolona (svaka kolona po 10 bajtova) i skoro 20 miliona redova, naravno ako imate program koji može generisati ili Notepad koji može ispisati toliku datoteku.

Tu svakako nismo zaboravili ni delimiter (oznaka za razdvajanje kolona) koja može biti: Tabulator (znak TAB – ASCII kod karaktera 009) , tačka-zarez, zarez, razmak, ili korisnički definisan znak. Isto tako ne zaboravimo da je u excelu maksimalno dozvoljena tabela od  1.048.576 redova i 16.384 kolone.

To je ujedno i ograničenje za ovu vrstu učitavanja podataka za daljnju obradu.

Znači da sve obrade više od milion redova radimo upotrebom PowerQuery i PowerPivot funkcionalnostima.

Čarobnjak za prevlačenje podataka

Možete da otvorite tekstualnu datoteku koju ste kreirali u drugom programu kao Excel radnu svesku pomoću komande Open. Otvaranje tekstualne datoteke u Excel-u ne menja format datoteke — ovo možete videti u naslovnoj traci Excel-a, gde ime datoteke zadržava ekstenziju tekstualne datoteke.

• Idite na File> Open i potražite lokaciju koja sadrži tekstualnu datoteku.
  Izaberite CSV datoteku na padajućoj listi tipa datoteke u dijalogu Open.

• Prevučeni podaci biće kao na prethodnoj slici.
• Nakon klika na Open dugme pokrenuće se čarobnjak za pomoć u tri koraka.

Prvi korak

• Od vas očekuje da odredite da li ćete za razdvajanje vrednosti po kolonama koristiti posebni znak za razdvajanje (delimiter sinonim je separator) kolona ili ćete brojem znakova odrediti širinu za sve redove.
• Čarobnjak preporučuje kodni raspored teksta (UTF-8) kao i mogućnost štikliranja da li je u prvom redu zaglavlje tabele (My data has headers.)

• Kada završite izbor opcija kliknite dalje (Next>).

Drugi korak

• Traži da odredite znak za razdvajanje kao što je Tabulator (Tab), tačkazarez/polukolona (Semicolon), zarez (Comma), razmak (Space) ili neki drugi znak koji sami odredite (Other).
• U slučaju da imate uzastopne znakove razdvajanja, npr, duplirani, triplirani, štiklirajte i samostalni kvadrat za tretiranje uzastope znakove razdvajanja kao jedan (Treat consecutive delimiters as one).
• I na kraju odredite navodnike za tekstove (Text qualifier).

• Kada završite izbor opcija kliknite dalje (Next>).

Treći korak

• Od vas se sada očekuje da za svaku kolonu iz CSV datoteke odredite tip podataka.
• Podrazumevana vrednost je Opšti format (General), može biti i tekst, (Text), datum (Date) određene pravopisne forme (DMY, dan, mesec i godina), ili da neku kolonu jednostavno i ne prevučete-importujete (Do not import column (skip)).
• Ovde jednostavno možete sve ostaviti u postojećem opštom formatu.

• Kada završite izbor opcija kliknite završetak (Finish).

• Dobijeni sadržaj kao na prethodnoj slici možete formatirati selekcijom svih kolona i dovođenjem miša na liniju između kolona (crvena strelica) možete dvostrukim klikom formatirati širine kolona kao na sledećoj slici.

• Sada jednostavno izaberite bilo koju ćeliju i pozivom prečice Ctrl+T kreirajte tabelu.

• Ne dirajući ni jednu opciju izborom na OK, dobijate objekat tabelu o kojoj možete više pročitati u tekstu Kako kreirati Excel tabele.

Prevlačenje upotrebom PowerQuery

U slučaju da radimo sa više od milion redova u tabeli (snimljenih u CSV formatu) jedini način da to obavimo u Excel-u je upotreba PowerQuery funkcionalnosti. PowerQuery je dodatak u verzijama 2010 do 2016 i mora se naknadno instalirati, a u verziji 2019, 2021 i 365 on je nezaobilazna funkcija na tab-u Data.

Kada otvorite tab Data prvi alat na traci vam je Get Data. U prvoj opciji From File odaberite From Text/CSV, kao na sledećoj slici.

U dijalogu za izbor datoteke (Files) odaberite folder i datoteku CSV formata koju želite da učitate. Nakon informativnog prozora za konekciju na datoteku otvara se sadržaj kao na sledećoj slici:

Kada učitavamo podatke iz CSV formata i ne znamo koji znak razdvaja podatke po kolonama, separator će biti prepoznat u koloni Delimiter kao na sledećoj slici.

Sada je dovoljno klikom na Load, učitati podatke.

Ako neko ipak želi da transformiše podatke pre učitavanja neka pozove PowerQuery Editor, čiju upotrebu smo detaljnije objasnili u prilogu Prevlačenje-učitavanje-importovanje iz TXT formata.