Excel (Dashboard) kontrolna tabla omogućava da na jednom ekranu vidite sve bitne parametre koje pratite u poslovanju. Svakako ne treba zaboraviti definiciju: “Kontrolna tabla je vizuelni prikaz najvažnijih informacija potrebnih da se postigne cilj ili ciljevi. Objedinjene i organizovane na jedan ekran za jedan pogled.” ako želite dublje da se pozabavite ovom temom uradite to od Stephen Few oca kontrolne table.
Sada već moram reći da u “beskonačnom” moru veb sajtova možete pronaći isto toliko pametnih saveta kako napraviti dobru Excel komandnu tablu. Dosta tog sadržaja manje ili više navodi osnovne principe. Kojih se treba držati prilikom kreiranja kontrolne table. Zato ću ovde navesti one elemente koji su dovoljni da izradite korisnu kontrolnu tablu.
Izrada Excel (Dashboard) kontrolne table
Mnogo važnije od dizajna je da vam kontrolna tabla služi svrsi, pruža informacije ili da omogući analizu ili pronalaženje neke pojave, događaja ili druge međuzavisnosti u podacima. Zato uvek imajte na umu:
- Izvor podataka – koji su promenljivi u vremenu;
- Auditorijum – kome je namenjena;
- Koje važne informacije prikazujete, a koje poželjne;
- Pojednostavite prikaz svega, posebno brojeva u redu veličina, hilj. mil. mlrd;
- Grupišite informacije;
- Izbegavajte dekorativne elemente – neopterećujte ekran sa nepotrebnim stvarima;
- Koristite crvenu i zelenu boju da auditorijum zna da li je u redu ili ne.
Sada ćemo se pozabaviti ovim elementima.
Izvor podataka za prikazivanje na kontrolnoj tabli
Kontrolna tabla bi trebala biti neka vrsta “žive” veze (online) sa izvorom podataka. Najbolje je sve pokazati izradom kontrolne table prodaje. Prvo, izvor podataka je baza podataka ili izveženi izveštaj u nekom od tabelarnih formata kao što je CSV, TXT, MDB, DB, XLSX, itd, formata u kojima se tačno zna šta se u kojoj koloni nalazi. Tim pitanjima kako preuzeti i povezati podatke iz baza podataka, različitih tabela i evidencija bavimo se na ovom sajtu u člancima:
- Učitavanje/prevlačenje podataka iz CSV u Excel
- Prevlačenje-učitavanje-importovanje podataka iz datoteka formata TXT u Excel
- Istorija Power Query – Zašto nam je potreban PowerQuery?
- Preuzimanje dnevnih izvoda banke, itd.
Uzmimo za primer da periodično, dnevno, nedeljno, mesečno itd. pratimo rezultate poslovanja komercijalnog sektora naše firme, na osnovu kojih ćemo isplaćivati bonuse trgovcima. Ako ste rukovodilac koji ostvaruje varijabilni deo plate ili prima bonuse za dobre poslovne rezultate, najmanje su vam potrebni podaci o količinama, ugovorenim, isporučenim ili naplaćenim iznosima, gde i kako ste ostvarili taj rezultat, znači u kojem prodajnom objektu, preko kog prodajnog kanala, u kom mestu, gradu, regionu, za koju grupu proizvoda itd.
Tabela sadrži: redni broj računa, datum kada je izrađen, prioritet isporuke, grad, okrug, region, segment portfolia, kategorija robe, podkategorija, iznos, količina…..
Auditorijum – kome je namenjena kontrolna tabla
U ovom slučaju naš auditorijum je rukovodstvo firme na svim nivoima. Pored organizacione uloge neophodno je imati saznanje koliko su “računarski pismeni” koliko poznaju excel funkcionalnosti kako bi im obezbedili interaktivne funkcionalnosti na kontrolnoj tabli. Isto tako morate dogovoriti nivo funkcionalnosti, koje informacije očekuju da pronađu na kontrolnoj tabli itd.
Ako smo rešili da izradimo kontrolnu tablu prodaje za šefa komercijale, glavna merna jedinica se izražava u iznosu novca, prometu, fakturisanom iznosu, naplaćenom iznosu itd.
Vrsta informacija po važnosti koje prikazujete
Interesuje nas prodaja po regionima, po vrsti i podvrsti robe, najmanji i najveći iznosi, kakva su kretanja u odnosu na prethodni izveštajni period, potrebni su nam podaci o količinama, ugovorenim, isporučenim ili naplaćenim iznosima, gde i kako ste ostvarili taj rezultat, znači u kojem prodajnom objektu, preko kog prodajnog kanala, u kom mestu, gradu, regionu, za koju grupu proizvoda itd.
Pojednostavite prikaz svega, posebno brojeva u redu veličina, hilj. mil. mlrd;
Kako će te promeniti prikaz brojeva u Excelu bez izmene apsolutnih vrednosti možete pogledati u članku Cifre u hiljadama i milionima.
Grupišite informacije
Imaćemo tri grupe podataka i to: prema lokaciji, region, grad, itd, druga grupa podataka prema vrsti, podvrsti portfoliju, robe koja se prodaje, a treća vrsta može biti rok plaćanja od strane naših kupaca, itd.
Izbegavajte dekorativne elemente – neopterećujte ekran sa nepotrebnim stvarima;
Koristite crvenu i zelenu boju da auditorijum zna da li je u redu ili ne.
Kada govorimo o bojenju kontrolne table, nezaobilazna je crvena i zelena boja kao indikator da li je neka vrednost ispravna ili nije. Kako koristiti automatizovano ili Uslovno bojenje sadržaja tabele možete više pročitati u našem članku Uslovno formatiranje tabela.
Najbolјe prakse za dizajn kontrolne table
Dakle, težimo dizajnu kontrolne table koji prikazuje korisne metrike iz izvora podataka u realnom vremenu i prikazuje poslovne cilјeve u jednom prozoru.
Zvuči prilično izazovno, i jeste. Ali sa ovim osnovnim savetima za dizajn kontrolne table, za kratko vreme ćete profesionalno predstaviti podatke.
Odredite svrhu kontrolne table
Da biste tačno prikazali informacije na kontrolnoj tabli, prvo morate odrediti svrhu koja će služiti. Kontrolne table su podelјene u nekoliko kategorija na osnovu njihove namene. Najšire i najčešće kategorije su analitičke kontrolne table i operativne kontrolne table. Oni takođe mogu imati užu kategoriju, kao što su finansijske kontrolne table, prodajne kontrolne table, pa čak i strateške kontrolne table.
Glavni cilј operativnih kontrolnih tabli je da brzo i jasno prenesu relevantne informacije korisnicima koji treba da preduzmu hitnu akciju. Oni su osetlјivi na vreme i pomažu korisnicima da budu proaktivni i efikasni.
Primer kontrolne table: ova Shopifi + Google analitika kontrolna tabla je napravlјena u svrhu praćenja postizanja prodajnih cilјeva. Iz njega možete lako da pročitate podatke o aktivnim korisnicima veb lokacije, ukupnoj prodaji i cilјevima prodaje, stopi konverzije i još mnogo toga – sve u jednom prozoru.
S druge strane, analitičke kontrolne table su manje osetlјive na vreme i fokusiraju se na pomaganje čitaocima da analiziraju trendove, da na najbolјi način razumeju podatke i podstiču donošenje odluka . Ove dve kategorije mogu imati dva potpuno različita pristupa dizajnu kontrolne table.
Kada dizajnirate bilo koji od ovih formata kontrolne table, razmislite o tome šta korisnici očekuju da vide. Ako je njihov fokus na vremenski osetlјivim podacima, izaberite odgovarajuću metriku sa pristupom koji je na prvom mestu vizuelno, a da ne ulazite u previše detalјa.
S druge strane, ako je vaša kontrolna tabla analitička i služi za pokretanje poslovnih strategija, možete sebi priuštiti da uđete u više detalјa.
Jednostavan oblik
Za odličan dizajn kontrolne table, jedan od glavnih cilјeva je predstavlјanje relevantnih informacija u jednostavnom i lako razumlјivom obliku .
Dakle, nemojte iznositi previše informacija ili koristiti više kolona da biste to uradili. Oslobodite se svih suvišnih informacija. Iskoristite beli prostor, ostavlјajući samo dovolјno da gledalac razume strukturu podataka.
Doslednost – tipsko rešenje
Vaš opšti dizajn kontrolne table mora da ostane dosledan. Jednom kada odredite svrhu kontrolne table, uspostavite njenu vizuelnu hijerarhiju i formu, ne možete iznenada promeniti ova pravila. Podaci su samo jedan deo ukupne doslednosti . Ne možete da kontrolišete šta marketinški kanali proizvode kao podatke, ali možete da kontrolišete kako dizajnirate i predstavlјate relevantne podatke.
Konzistentnost dolazi u različitim oblicima. Male stvari poput praćenja doslednog formatiranja datuma i konvencija o imenovanju mogu olakšati stvari korisniku. Predstavlјanje podataka u linijskim grafikonima, kružnim grafikonima, radarskim grafikonima i trakastim grafikonima istog stila takođe će pomoći korisniku da obrađuje podatke pristupačnijim.
Blizina
Da biste pomogli čitaocima da lakše i brže razumeju informacije, trebalo bi da prikažete povezane detalјe bliže jedan drugom umesto da ih razbacujete po celoj kontrolnoj tabli.
Usklađivanje
Elementi kontrolne table treba da budu usklađeni jedan sa drugim radi uravnoteženog izgleda koji omogućava dobro korisničko iskustvo. Mreže vam omogućavaju da postignete efikasnu doslednost i poravnanje i napravite šablon za dizajn vaše kontrolne table.
Primer kontrolne table: ovde vidite savršeno poravnatu mrežu. 2/3 kontrolne table prikazuje performanse tokom dužeg vremenskog perioda kroz različite dimenzije. 1/3 kontrolne table na desnoj strani je uredno naslagano da prikazuje samo najrelevantnije statistike potrebne za uvid.
Razmak
Razmak igra važnu ulogu u dizajnu vaše kontrolne table. Omogućava čitaocu da napravi pauzu od gledanja svih informacija i ostavlјa više vremena za obradu podataka. Korišćenje razmaka sprečava zatrpan prikaz i pomaže vam da vizuelno grupišete povezane informacije. Možda ste čuli da se to naziva i negativnim prostorom.
Boja
Boja igra značajnu ulogu u efektivnom dizajnu kontrolne table. Izbor pravih boja i korišćenje maksimalnog kontrasta može vam pomoći da vodite čitaoca kroz informacije na jednostavan i lako razumlјiv način. Može olakšati čitanje sadržaja. Dakle, vodite računa o kontrastnim bojama i izbegavajte korišćenje neefikasnih gradijenata.
Fontovi
Osim ako nema razloga da koristite određeni font, koristite standardne za sadržaj na kontrolnoj tabli. Lakše ih je skenirati, čitati i razumeti. Nemojte koristiti SVE velika slova jer to otežava čitanje.
Dakle, izaberite standardni font odgovarajuće veličine da biste predstavili informacije. Fontovi poput Times Nev Roman, Arial, Roboto i Calibri će učiniti trik.
Formati brojeva
Koristite okrugle brojeve umesto dugih kad god je to moguće da ne biste zbunili čitaoca. Ne zaboravite da dodate napomenu da se „brojevi možda neće sabirati zbog zaokruživanja“. To je jednostavan način da se objasni zašto ponekad tortni grafikoni ne sadrže stotinu ili drugih sličnih slučajeva.
Etikete
Rotirane etikete su generalno teže čitlјive i apsorbovane za lјudski um. Zato koristite etikete koje brzo i efikasno saopštavaju informacije. Standardne skraćenice treba koristiti kad god je to moguće.
Primer kontrolne table: na ovoj kontrolnoj tabli LinkedIn-a, svi brojevi i grafikoni su označeni jednom ili dve reči. To čini da kontrolna tabla izgleda nenatrpano i manje zastrašujuće, dok i dalјe pruža neophodne informacije.
Personalizacija i prilagođavanje
Čitaoci očekuju da će pronaći relevantne informacije na svojoj kontrolnoj tabli, a dve tehnike koje omogućavaju da se to desi su personalizacija i prilagođavanje.
Personalizacija je kada napravite dizajn kontrolne table koji se pridržava imidža brenda vašeg klijenta. To može značiti dodavanje dizajna logotipa , odabir odgovarajućih boja grafikona ili dodavanje određenih oznaka metrikama ili kanalima.
Prilagođavanje je prilagođavanje dizajna kontrolne table za prikazivanje relevantnih podataka i različitih klјučnih metrika. To može značiti preuređivanje sredstava kontrolne table da bi se podaci predstavili na drugi način. Ili izaberite i istaknite različite KPI-je da odgovaraju interesovanju klijenta.
Kada dizajnirate kontrolne table, i personalizacija i prilagođavanje treba da rade u tandemu.
Tabele ili liste podataka
Integrisanje tabela sa podacima je korisno kada imate mnogo informacija za različite stavke koje možete predstaviti. Oni su najbolјi način za predstavlјanje informacija kao što je lista klijenata sa njihovim ID-om, poslednjom aktivnošću, kontaktima, statusom itd.
Tabele podataka obezbeđuju laku skalabilnost, dobro korišćenje prostora i mogu da učine proces projektovanja manje komplikovanim. Sa njima je lako raditi, jer većina lјudi ima iskustva u radu sa Microsoft Ekcel-om. Samo se pobrinite da tabele i liste budu manje zastrašujući!
Da sumiram
Kontrolne table bi trebalo da isporučuju složene podatke na jednostavan način koji bi uštedeo vreme i trud. Trebalo bi da budu strukturirani na način koji će održavati vizuelnu hijerarhiju . Da li će služiti ovoj svrsi ili ne zavisi od dizajna kontrolne table, koja bi trebalo da bude usmerena na cilјeve i korisnika.
Iako svaka kontrolna tabla ima jedinstven cilј, ograničenja i zahteve, praćenje ovih najbolјih praksi će vam pomoći da napravite odlične dizajne kontrolne table.
Da bi ste izbegli Dashboard – Početničke greške pogledajte istoimeni tekst na našem sajtu.
