U finansijskim izveštajima i drugim računovodstvenim iskazima sve je više brojeva, cifara, iznosa, kako ko već kaže. Najčešći iznosi su u hiljadama, malo ređe u milionima, još ređe u milijardama, što zavisi od veličine kompanije i vrednosti poslovanja. Računovođama kao i drugim korisnicima nisu jednako značajni brojevi jedinica, desetica, decimala i imaju potrebu da zaokruže cifre u hiljadama i milionima neki pud i milijardama.
Kako se često ovakvi izveštaji i štampaju na standardnim formatima A4/Letter, tabele sa mnogo kolona postaju problem. Tada treba redizajnirati tabelu tako da se uklone oni delovi koji ne nose neku bitnu informaciju i pritom naglase bitne informacije. Jednostavno rečeno nije nam bitno da li je iznos na računi ili plata 186.345,45 nego da je oko 186 hiljada dinara.
Prikaz cifre u hiljadama i milionima
Prikazivanje brojeva u skraćenom formatu nije moguće bez kreiranja sopstvene definicije prikaza upotrebom Custom format.
Definisanje tipa korisničkog formata (linija Type) za prikaz brojeva u hiljadama i milionima izgleda ovako:
- ##0,”hilj.”
- ##0,,”Mil.”
Imajte na umu da ako vam je podešen regionalni (npr. srpski, hrvatski itd.) pravopis umesto zareza stavite tačku, znači:
- ##0.”hilj.”
- ##0..”Mil.”
Nakon broja se pojavljuje skraćenica “hilj.” ili “Mil.” i naravno po sostvenoj želji možete napisati tekst ali obratite pažnju da bude pod dvostrukim navodnicama kao i svaki tekst.
Kako funkcioniše
Za primer da želimo prikazati cifru 1 000 000. Kada definišemo korisnički format #,##0 to će značiti da zarez određuje grupe po tri broja, ovako 1,000,000. Zarez (,) se koristi u engleskom pravopisu za razdvajanje grupa po tri cifre.
Ako zarez stavimo na kraju formata brojeva deo sa znacima # i 0, određujemo da se brojevi posle prvog separatora ili trocifrene grupe ne prikazuju.Ako stavimo dva zareza tada definišemo da se ne prikazuju dve trocifrene grupe u stvari da se prikazuju samo milioni.
Zato je neohodno i staviti skraćenicu za hiljade (Hilj.) ili milione (Mil.).
NAPOMENA: Imajte na umu da li se za odvajanje decimala koristi tačka ili zarez.